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2010.05.31

仕事のお供にロルバーン

ボクはロルバーンノートを仕事に使っています。
通勤中も持ち歩くので、仕事以外のこともごっちゃになっています。

仕事とプライベートを分ける考え方が、世の大勢を占めますが、ボクはそうは思いません。
一個の人格を形成するのに、公私など関係ないからです。情報のすべては連鎖します。

2年前からロルバーンノートを仕事で使っていましたが、当初はToDoを書いては消すの連続でした。また日付も月日は書いても、年は書いていない為、ロルバーンノートが10冊目になった時、解読に苦労した経験があります。

そこで無法地帯だったノートにルールを制定しました。
ルールを制定する際にボクがとった方法は

ステップ1) ノートをとる状況を大別する。

ボクが仕事でノートをとる状況は4つ。

・ToDoリスト(仕事のinput/output)

・アイデア

・会議、打合せでの宿題事項

・研修や聞いたことのメモ


見て、聞いて、感じたことをPCよりも早く文章と絵にして残します。


ステップ2) ノートに残した情報をどう利用するか?

仕事の情報には賞味期限があり、短いものほど、効率的に扱うことが重要です。
ノートの不得意なところは検索性がPCと比べて弱いと思います。

比較的賞味期限の短い(期限が決まっているもの)ToDo、アクションアイテムなどはPCのスケジュールソフトに入力し直します。
PC側で期限が正確に管理されるので、自ずと作業の優先順位も決まってきます。

アイデアやメモには賞味期限がないものですが、情報自体が成長したり、連鎖性を伴ってきますので、蓄積(アーカイブ)が必要になります。ボクはノート1ページを"1つの情報カード"として捉えています。PoIC(Pile of Index Cards)と呼ばれる情報管理法のエッセンスをロルバーンに活用しています。

PoICのエッセンス
・頭の中のアイディア・身の回りの情報を、カードを使って収集する
・それを箱の中にすべて時系列で保存していく
・それをあとで利用し、新しい知恵・知識・成果の再生産を行う



ステップ3) ノートのフォーマットを制定する。

PoICでは5x3インチのブロックメモに情報を書きこむ際、いくつかのルールがあるようです。

・ヘッダとボディ(本文)を分ける。
・ヘッダ(上部3マス分)にジャンルアイコン、タイトル、タイムスタンプを付ける。
・ジャンル(要素)アイコンは記録・発見・GTD・参照の4つ
・タイムスタンプ(日付)は日付スタンプを使わず、ペンで記入する。(書く勢いが損なわれるらしい)
・情報タグ(塗りつぶし)を付ける。


ボクはここに自分なりのアレンジを加えています。
・ヘッダ(上部3マス分)にジャンルアイコン、タイトル、タイムスタンプを付ける。
ここのルールは同じですが、上部3マスとはロルバーンの切り取り線から数えます。

画像 237


・ノートは横に使う。片ページだけ記入する。
リングノートである以上、縦で見開きに使うと、片方のページで書き手がリング部分に当たって書きにくい。
横に使うとリングに当たることがないが、上下をいっぺんに使わず、下段のノートから使っていく。下段部分を使いきったところ(黄色の厚紙)で180度向きを変えて使う。


・アイコンは状況別に分ける。
 ToDo、アイデア、A.I(アクションアイテム)、メモの4つにアイコンを付けます。

仕事も個人的な事も情報は常に時と場所を選ばずインプットされていきます。
すぐノートにFixしないと、ニワトリ並みのメモリしか持たないボクはすぐに忘れてしまいます。
しかし、情報の種類を分別しないと無法地帯に逆戻りです。

タグ付けに悩むと、Fixしたい情報が消えてしまうこともあります。
悩む必要のない、状況別に分けることにしています。


・タイムスタンプはあえて日付スタンプで捺印する。
会社や通勤移動中、そして自宅に戻るまで、その日であった情報を書き留めます。
その時、日付はまだ記入しないこと。

帰宅したら、日付のないページが今日あなたが書いた成果です。
日付スタンプをポンポン押して、今日一日のレコーディングはおしまいです。

電気を消して、スカーッと寝ましょう。


ステップ4) アイデアとメモだけは画像にして持ち運ぶ。
休日になったら、ジャンルアイコンのアイデアとメモのページだけを画像にしましょう。

スキャナーを無理に買う必要はありません。デジカメで十分です。

撮った画像はスマートフォンで持ち運びましょう。ファイル名は日付だけでいいでしょう。
ノートの内容をファイル名にするのは時間の無駄です。
ここは情報を正確に取り出すより、偶然の出会いを優先すべきです。






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